Guide pratique
Tenir le registre de flotte sur Excel : ce qu'il permet et ses limites
Un tableur suffit souvent pour une petite flotte stable : il est gratuit et souple. Ses limites apparaissent quand les mutations se multiplient, que le courtier tient sa propre copie et qu'il faut prouver une annonce ou rapprocher un décompte.
Ce qu'un tableur fait bien
Il ne coûte rien de plus, chacun sait s'en servir et il s'adapte à toutes les colonnes. Pour une petite flotte qui change peu, c'est souvent suffisant.
Ses limites concrètes
Les copies divergent entre l'entreprise et le courtier. Une cellule modifiée ne garde ni date ni preuve d'annonce. Les formules de prorata sont à écrire et à maintenir, convention par convention.
Les échéances ne sont pas surveillées, et rien ne rapproche la liste des véhicules du décompte de l'assureur.
Quand passer à un registre dédié
Quand la flotte change souvent, quand plusieurs personnes tiennent la liste, ou quand un décompte a déjà réservé une surprise. Le diagnostic en dix questions aide à situer votre registre.
Tableur ou registre dédié
- Point
- Coût et souplesse
- Tableur
- Gratuit, colonnes libres
- Registre dédié
- Abonnement, structure imposée
- Point
- Copie partagée avec le courtier
- Tableur
- Copies séparées qui divergent
- Registre dédié
- Un seul registre partagé
- Point
- Date et preuve d'annonce
- Tableur
- Aucune trace de la modification
- Registre dédié
- Mutation horodatée et scellée, accusé suivi
- Point
- Calcul du prorata
- Tableur
- Formules à écrire et maintenir
- Registre dédié
- Convention du contrat appliquée
- Point
- Échéances
- Tableur
- À surveiller soi-même
- Registre dédié
- Dépôt des plaques, résiliation et renouvellement surveillés
- Point
- Contrôle du décompte
- Tableur
- Rapprochement manuel
- Registre dédié
- Décompte contrôlé ligne par ligne
| Point | Tableur | Registre dédié |
|---|---|---|
| Coût et souplesse | Gratuit, colonnes libres | Abonnement, structure imposée |
| Copie partagée avec le courtier | Copies séparées qui divergent | Un seul registre partagé |
| Date et preuve d'annonce | Aucune trace de la modification | Mutation horodatée et scellée, accusé suivi |
| Calcul du prorata | Formules à écrire et maintenir | Convention du contrat appliquée |
| Échéances | À surveiller soi-même | Dépôt des plaques, résiliation et renouvellement surveillés |
| Contrôle du décompte | Rapprochement manuel | Décompte contrôlé ligne par ligne |
Commencez par le modèle de registre
Un classeur pour tenir vos véhicules, plaques de contrôle, mutations et couvertures. Ou faites d'abord le diagnostic en dix questions.
Questions fréquentes
Pour aller plus loin
Flottaris ne conseille pas en assurance et ne conteste rien à votre place. Les règles applicables à votre contrat sont celles de votre police ; votre courtier reste votre interlocuteur.